これまで6回にわたって、海外取引における基本的な流れや実務知識を解説してきました。
最終回となる今回は、実際のやり取りで使える英文フレーズ集をまとめて紹介します。
シーン別に整理しているので、実務の現場でそのままコピペして使えます。
初回問い合わせ → 見積依頼 → 発注 → 出荷確認 → 不良品対応まで、実務フローに沿った構成です。
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1. 初回問い合わせ（新規取引開始時）
取引先を探すとき
Subject: Inquiry about your products
Message:
Dear [Supplier’s Name],I found your company on [platform name].
I am interested in your products, especially [product name].
Could you please provide me with your latest catalog and price list?Best regards,
[Your Name]
日本語訳：
「御社の製品カタログと最新の価格表を送っていただけますか？」
2. 見積依頼（RFQ：Request for Quotation）
Subject: Request for quotation
Message:
Dear [Supplier’s Name],Please quote for the following items:
- Product name: [Product A]
- Quantity: 500 units
- Packing: Standard export packing
Also, please let me know the shipping terms (EXW, FOB, or CFR) and lead time.
Best regards,
[Your Name]
ポイント：
- 「EXW, FOB, or CFR」を指定して費用範囲を明確化
- 数量・梱包仕様も書く
3. 発注（Purchase Order）
Subject: Purchase order confirmation
Message:
Dear [Supplier’s Name],We would like to place an order as follows:
- Product name: [Product A]
- Quantity: 500 units
- Unit price: USD 2.50
- Total amount: USD 1,250
- Shipping term: FOB Shanghai
- Delivery time: within 30 days after order confirmation
Please confirm the proforma invoice (PI) and shipping schedule.
Best regards,
[Your Name]
日本語訳：
「以下の条件で発注いたします。PIと出荷スケジュールをご確認ください。」
4. 出荷確認（Shipping Confirmation）
Subject: Shipping confirmation
Message:
Dear [Supplier’s Name],Please confirm the following shipping details:
- ETD (Estimated Time of Departure): [Date]
- ETA (Estimated Time of Arrival): [Date]
- Shipping method: [Sea/Air]
- Forwarder: [Company name]
- Container No. / AWB No.: [Number]
Thank you for your cooperation.
Best regards,
[Your Name]
ポイント：
- ETD/ETAは国際物流で必須の用語
- 船便ならContainer No.、航空便なら**AWB No.**を確認
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5. 不良品対応（クレーム対応）
Subject: Claim for defective products
Message:
Dear [Supplier’s Name],We received the shipment on 2025/10/08.
Unfortunately, we found some defective products as follows:
- Product name: [Product A]
- Quantity of defective items: 25 units
- Issue: Scratches on the surface
Please advise how you would like to handle this issue.
(Replacement, refund, or credit note)Photos are attached for your reference.
Best regards,
[Your Name]
ポイント：
- 不良品の詳細を明確に記載
- 代替案（交換・返金・次回注文で相殺）を提示してもらう
6. クレーム解決時の返答（サプライヤーへの確認）
Subject: Solution for defective products
Message:
Dear [Supplier’s Name],Thank you for your prompt response.
We agree to your proposed solution: [Replacement / Refund / Credit note].Please proceed accordingly.
Best regards,
[Your Name]
7. まとめ
- 初回問い合わせ〜発注〜不良品対応まで、実務で使える英語表現をフローで紹介しました。
- 英文メールは短く・明確に・必要事項を箇条書きでが基本。
- 不良品対応では証拠写真の添付が必須。
次回予告（シリーズ終了のお知らせ）
これで「海外取引の基礎シリーズ」は一旦終了です。
次回からは実務に役立つテーマをピックアップし、単発記事で発信していく予定です。
留学のご相談は、以下のリンクからお願いします。
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