第6回：不良品が発生した場合の対応と英文メール例

海外取引では、輸入した商品に**不良品（Defective Products）**が含まれることは珍しくありません。
不良品発生時の対応を曖昧にしたまま取引を進めると、費用負担や返品条件を巡るトラブルに発展する可能性があります。

この記事では、不良品発生時の対応方法と、実際に使える英文メール例を解説します。

1. 不良品発生時に最初にすべきこと

不良品が発見されたら、まずは事実確認と記録を行います。
証拠をしっかり残すことで、後々の交渉がスムーズになります。

初動対応のポイント：

メールで伝える内容：

不良品対応には、主に以下の3つのパターンがあります。

対応方法	内容	メリット	デメリット
修理（Repair）	不良品を送り返して修理	費用を抑えられる	返送・再輸送に時間がかかる
交換（Replacement）	新しい商品と交換	品質保証のアピールになる	追加生産・輸送コストが発生
返金（Refund）	不良品分を返金	即時解決できる	サプライヤーの負担が大きい

不良品を修理や交換する際は、**「送料を誰が負担するのか」**を必ず確認しておきましょう。

海外取引では、多くの場合 「One way One way」 という取り決めが使われます。

One way One way とは：

Who is responsible for the shipping cost when returning defective products for repair?
不良品を修理のために返送する場合、送料はどちらが負担しますか？

Is it based on a one way one way rule?
「One way One way」ルールに基づきますか？

不良品対応は、出荷前にサプライヤーと事前に取り決めておくことが理想です。
契約やPI（Proforma Invoice）に保証期間（Warranty Period）や不良品対応条件を明記しておくと安心です。

確認すべきポイント：

以下は、サプライヤーに不良品の発生を報告する英文メール例です。

Subject: Report of defective products and request for solution

Dear John,

We have received the shipment under PO#20240901,
but unfortunately, we found some defective products.

Out of 1,000 units, 30 units were defective with the following issues:

Please find attached photos for your reference.

Could you advise us on how to proceed?
We would like to discuss whether to repair, replace, or refund these defective items.

Looking forward to your prompt response.

Best regards,
Kazu
ABC Co., Ltd.

Subject: Re: Report of defective products and request for solution

Dear Kazu,

Thank you for your message and for providing detailed information and photos.

We sincerely apologize for the inconvenience caused.
Our proposal is as follows:

Please confirm if this arrangement works for you.

Best regards,
John Smith
XYZ Manufacturing Co., Ltd.