海外取引では、輸入した商品に**不良品（Defective Products）**が含まれることは珍しくありません。
不良品発生時の対応を曖昧にしたまま取引を進めると、費用負担や返品条件を巡るトラブルに発展する可能性があります。
この記事では、不良品発生時の対応方法と、実際に使える英文メール例を解説します。
新日常英語コース 英会話セットプラン
1. 不良品発生時に最初にすべきこと
不良品が発見されたら、まずは事実確認と記録を行います。
証拠をしっかり残すことで、後々の交渉がスムーズになります。
初動対応のポイント：
- 写真や動画で不良箇所を撮影する
- どの商品が、何個不良かを明確にリスト化
- 商品ロット番号、製造日なども記録
- 発見日と状況をメモしておく
メールで伝える内容：
- 不良品の数量と割合（例：1000個中30個不良）
- 不良品の具体的な内容（例：傷、欠品、機能不良）
- 写真・動画を添付
2. 不良品対応のパターン
不良品対応には、主に以下のパターンがあります。
| 対応方法 | 内容 | メリット | デメリット |
|---|---|---|---|
| 修理（Repair） | 不良品を送り返して修理 | 費用を抑えられる | 返送・再輸送に時間がかかる |
| 交換（Replacement） | 新しい商品と交換 | 品質保証のアピールになる | 追加生産・輸送コストが発生 |
| 返金（Refund） | 不良品分を返金 | 即時解決できる | サプライヤーの負担が大きい |
継続的な取引をしている相手企業の場合、次回の支払いにて相殺する（deduct）という方法もあります。
3. 修理・交換に関わる送料負担
不良品を修理や交換する際は、**「送料を誰が負担するのか」**を必ず確認しておきましょう。
海外取引では、多くの場合 「One way One way」 という取り決めが使われます。
One way One way とは：
- バイヤー → サプライヤー への送料：バイヤー負担
- サプライヤー → バイヤー への送料：サプライヤー負担
送料負担を確認する英文例
Who is responsible for the shipping cost when returning defective products for repair?
不良品を修理のために返送する場合、送料はどちらが負担しますか？
Is it based on a one way one way rule?
「One way One way」ルールに基づきますか？
4. 不良品対応を事前に取り決める重要性
不良品対応は、出荷前にサプライヤーと事前に取り決めておくことが理想です。
契約やPI（Proforma Invoice）に保証期間（Warranty Period）や不良品対応条件を明記しておくと安心です。
確認すべきポイント：
- 保証期間は何ヶ月か
- 修理・交換・返金の優先順位
- 送料負担のルール
- 不良率が一定以上の場合の対応（例：出荷停止、全量返金）
無料体験レッスン開催中です！
5. 不良品報告メール例
以下は、サプライヤーに不良品の発生を報告する英文メール例です。
Subject: Report of defective products and request for solution
Dear John,
We have received the shipment under PO#20240901,
but unfortunately, we found some defective products.
Out of 1,000 units, 30 units were defective with the following issues:
- 10 units with surface scratches
- 15 units with missing parts
- 5 units with functional defects
Please find attached photos for your reference.
Could you advise us on how to proceed?
We would like to discuss whether to repair, replace, or refund these defective items.
Looking forward to your prompt response.
Best regards,
Kazu
ABC Co., Ltd.
（翻訳）
件名: 不良品の報告と対応のご依頼
ジョン様
PO#20240901 に基づく出荷分を受領いたしましたが、残念ながら一部に不良品が確認されました。
1,000台のうち、30台に以下の不具合が見られました。
- 表面に傷があるもの：10台
- 部品の欠品があるもの：15台
- 機能不良のあるもの：5台
参考として写真を添付いたしますので、ご確認ください。
今後の対応についてご教示いただけますでしょうか。
不良品の修理・交換・返金のいずれとするかご相談させていただきたいと考えております。
早急なご返信をお待ちしております。
よろしくお願いいたします。
Kazu
ABC株式会社
6. サプライヤーからの返答例
Subject: Re: Report of defective products and request for solution
Dear Kazu,
Thank you for your message and for providing detailed information and photos.
We sincerely apologize for the inconvenience caused.
Our proposal is as follows:
- We will replace the 30 defective units in your next shipment.
- Shipping cost will follow the one way one way rule.
Please confirm if this arrangement works for you.
Best regards,
John Smith
XYZ Manufacturing Co., Ltd.
（翻訳）
件名: Re: 不良品の報告と対応のご依頼
Kazu様
ご連絡ならびに詳細な情報と写真をご提供いただき、ありがとうございます。
この度はご迷惑をおかけしましたことを心よりお詫び申し上げます。
弊社の提案は以下の通りです。
不良品30台については、次回出荷時に代替品をお送りいたします。
送料については「片道ルール」に従います。
この対応で問題ないかご確認いただけますでしょうか。
よろしくお願いいたします。
7. トラブルを防ぐための予防策
- 初回ロットは少量でテスト輸入
→ 不良率を確認するために少量からスタート - 出荷前検品を実施
→ 第三者検品会社を利用して、不良品を出荷前に発見 - 契約書・PIに保証条件を明記
→ 曖昧なまま出荷しない - コミュニケーションは記録に残す
→ 口頭ではなく必ずメールでやり取り
8. まとめ
- 不良品が発生したら、まずは写真・動画で証拠を残す
- 修理・交換・返金のどれで対応するかを明確にする
- 送料負担は「One way One way」が一般的
- 契約書やPIに保証条件を事前に記載してトラブル防止
- 出荷前検品で不良品発生リスクを最小化する
留学のご相談は、以下のリンクからお願いします。
コメント